Kot večina ljudi verjetno uporabljate Excel za resne naloge, kot so šolski ali delovni projekti. Torej so datoteke, s katerimi delate, zelo pomembne. Če gre kaj narobe, na primer izpad električne energije, ali če dokument pomotoma zaprete, ni razloga za paniko.
Office 365 ima možnost Samodejno shranjevanje, ki vsakih nekaj sekund shrani vaše datoteke Excel, Word in PowerPoint. Office 2016 in starejša različica zbirke imata možnost AutoRecover, ki omogoča obnovitev datotek, ki niso bile pravilno shranjene.
Berite naprej in izvedite več o funkcijah samodejnega shranjevanja in samoobnovitve v Excelu.
Samodejno shranjevanje v Excelu
Če ste naročeni na Office 365, bodo vaše Officeove datoteke samodejno shranjene z možnostjo Samodejno shranjevanje. Ta možnost je privzeto vklopljena in jo lahko vidite v zgornjem levem kotu okna Excel. Samodejno shranjevanje bo shranilo datoteke neposredno v vaš račun OneDrive Microsoft Cloud ali SharePoint Online.
To možnost lahko izklopite tako, da premaknete drsnik. Če je ikona samodejnega shranjevanja siva, so vaše datoteke najverjetneje shranjene na lokaciji, ki ni oblak (npr. lokalna mapa v vašem računalniku ali strežnik).
Na splošno želite, da je možnost Samodejno shranjevanje vedno omogočena, ker nikoli ne veste, kdaj jo boste potrebovali. Ne morete načrtovati situacij, kot so pomanjkanje električne energije ali pomotoma zapiranje Excela.
Če se sprašujete, kako pogosto se Excel AutoSave, je privzeti čas vsakih deset minut. To nastavitev lahko spremenite, čeprav bo postopek razložen po razdelku Samodejno obnovitev, saj so poti za Office 365 in starejše različice enake.
Težava s samodejnim shranjevanjem
Čeprav je funkcija samodejnega shranjevanja vedno zelo uporabna, obstaja težava, nad katero so se nekateri uporabniki pritožili. Težava nastane, ko poskušate shraniti datoteko s funkcijo Shrani kot in imate omogočeno možnost Samodejno shranjevanje.
Spremembe, ki jih naredite pred uporabo ukaza Shrani kot, bodo posodobile izvirno datoteko, tudi če tega ne želite. Če uporabite funkcijo Shrani kot in novo datoteko poimenujete drugače kot izvirnik, lahko povzroči težave in zmedo.
Ljudje so se nad tem pritoževali in Microsoft je poslušal. V programih Office 365, vključno z Excelom, je Microsoft predstavil novo funkcijo Shrani kopijo. Ta funkcija vam pomaga preprečiti napake s samodejnim shranjevanjem. Zdaj lahko datoteke shranite točno tako, kot ste nameravali, brez spreminjanja izvirnika.
Samodejno obnovitev v Excelu
Samodejnega shranjevanja v prejšnjih delih Officea ni bilo. Namesto tega imajo Excel 2016 in starejše različice možnost samodejnega obnovitve. Ta funkcija služi tudi kot zaščita pred nepričakovanimi okoliščinami, ki bi lahko izbrisale vaše datoteke.
Na primer, ko se Excel zruši zaradi pomanjkanja energije, boste naslednjič, ko ga odprete, videli okno za obnovitev dokumenta. Nato se lahko odločite, da obnovite datoteko ali jo zavržete. Videli boste točen datum in čas datoteke, tako da lahko natančno določite, za katero datoteko gre.
Če ste izgubili več datotek, bodo prikazane vse. Prav tako lahko kliknete katerega koli od njih in si jih ogledate, preden se odločite, ali jih želite obdržati ali ne. Nasvet, ohranite čas okrevanja na privzetem desetminutnem času ali ga še skrajšajte.
Kako spremeniti časovnika za samodejno shranjevanje in samodejno obnovitev
Težave se lahko pojavijo v vsakem trenutku. Če ste na pomembnem projektu, je najbolje načrtovati varnostno kopiranje datotek. Nočete izgubiti svojih podatkov, zato je treba časovnike samodejnega shranjevanja Excel ali samoobnovitve nastaviti na minimum.
Evo, kako lahko spremenite časovnika za samodejno shranjevanje in samodejno obnovitev (ena pot je enaka za katero koli različico Excela):
- Odprite Excel v računalniku.
- Kliknite meni Datoteka v zgornjem levem kotu zaslona.
- V spustnem meniju izberite Možnosti.
- Kliknite zavihek Shrani na levi.
- Tukaj lahko izberete obliko datoteke in omogočite ali onemogočite možnosti samodejnega shranjevanja/samodejnega obnovitve. Prepričajte se, da je označeno potrditveno polje poleg Samodejno shranjevanje/Samodejno obnovitev in spodnje – »Obdrži zadnjo samodejno shranjeno različico, če zaprem brez shranjevanja«.
- Določite, kako pogosto bo samodejno shranjevanje ali samodejno obnovitev shranjevalo informacije (vnesite številko od 1 do 120, čas se meri v minutah).
Ne izgubi podatkov
Izguba Excelove datoteke, s katero ste delali ure in ure, je nočna mora. Vsakemu se je zgodilo vsaj enkrat. Za to vam ni več treba skrbeti, samo omogočite samodejno shranjevanje in samodejno obnovitev in varni boste.
Časovnik samodejnega obnovitve lahko nastavite na samo 1 minuto, le upoštevajte, da lahko to vpliva na vašo delovanje Excela. Kljub temu verjetno niti ne boste opazili razlike. Ta lastnost je preveč koristna, da bi jo zanemarili.
Kako je nastavljen časovnik za samodejno obnovitev in samodejno shranjevanje? Ste kdaj potrebovali to funkcijo? Sporočite nam v razdelku za komentarje, veseli nas.