Verjetno ena najboljših funkcij, ki jih ponuja Smartsheet, je izdelava projektnih poročil. Omogočanje vodjem projektov, da delajo s podatki iz različnih listov v enem samem pogledu, lahko resnično prihrani čas. Vendar se ta postopek morda zdi zahteven za tiste, ki še nikoli niso pripravili poročil ali so šele začeli uporabljati Smartsheet. Če spadate v katero od dveh kategorij, ste prišli na pravo mesto.
V tem vodniku po korakih vam bomo povedali vse, kar morate vedeti o ustvarjanju poročila v Smartsheetu. Odšli boste, ko boste vedeli, katere so različne vrste poročil in kako jih konfigurirati.
Kako ustvariti poročilo v Smartsheetu na osebnem računalniku?
Vsak uspešen vodja projekta mora znati učinkovito opravljati večopravilnost. Spremljanje tekočih nalog, tedenske prodaje ali drugih projektov je lahko zastrašujoče brez pravočasnih poročil o vsaki od teh dejavnosti. Poročila so še posebej uporabna za odgovarjanje na ključna poslovna vprašanja ter upravljanje in spremljanje poteka dela.
Vse podatke v poročilu lahko urejate, povzamete ali razvrstite. Ko ga uspešno ustvarite, ga lahko pošljete, delite ali objavite s svojimi sodelavci ali zainteresiranimi stranmi.
V namizni aplikaciji brskalnika Smartsheet lahko ustvarite dve osnovni vrsti poročil: poročila o povzetkih vrstic in listov.
Poročila o vrsticah takoj zbirajo podatke vrstic iz različnih listov. Zahvaljujoč tem poročilom lahko dobite pregled nad vsemi nedokončanimi opravili, plačili, ki niso bila izvedena, ali drugimi informacijami, zloženimi v vrstice.
Poročilo Povzetek lista prikazuje informacije o povzetkih polja na različnih listih. To je odlično orodje za podroben pregled različnih projektov.
Poročila o vrsticah in povzetkih lahko sestavite v ustvarjalniku poročil znotraj namizne aplikacije za brskalnik Smartsheet. Ta postopek vključuje kar nekaj korakov, vendar bodo kos pogače za tiste, ki natančno sledite spodnjim navodilom:
Poročilo vrstice
1. korak: Ustvarjanje poročila vrstic
- Prijavite se v svoj račun brskalnika Smartsheet na namizju.
- Pomaknite se do znaka Meni v zgornjem levem kotu okna.
- Kliknite znak plus za vstop v Center rešitev.
- Kliknite »Ustvari« v levi stranski vrstici.
- Med prikazanimi možnostmi izberite »Poročilo«.
- Prikaže se okno s pozivom, v katerem boste morali poimenovati poročilo in izbrati vrsto poročila.
- Izberite »Poročilo vrstice« in kliknite »V redu«.
Zdaj boste morali konfigurirati svoje poročilo, da ga boste lahko uporabljali.
2. korak: konfiguriranje poročila vrstic
Uporabite zavihke v zgornji orodni vrstici, da konfigurirate poročilo vrstice. Konfigurirate lahko naslednje: izvorne liste, stolpce za prikaz, merila filtra, skupine, povzetek, razvrščanje. Na zavihku Merila filtra lahko na primer izberete pogoje za prikaz v poročilu. Filtrirate lahko po komentarjih, oddelkih, opisih, dodeljenih in še veliko več.
3. korak: razvrščanje rezultatov poročila vrstice
Bistveni del ustvarjanja poročila o vrsticah je razvrščanje rezultatov po poljih:
- Kliknite na razdelek »Razvrsti« v meniju orodne vrstice.
- Izberite polje, po katerem želite razvrstiti poročilo.
- Izberite »Razvrsti padajoče« ali »Razvrsti naraščajoče« glede na to, kako želite razvrstiti rezultate.
Če želite dodati več meril za razvrščanje, kliknite možnost »Razvrsti po drugem stolpcu«. Rezultate poročila lahko razvrstite po največ treh poljih.
Kako ustvariti poročilo v aplikaciji Smartsheet iPhone?
Aplikacija Smartsheet iPhone vam omogoča dostop in urejanje informacij v vseh razpoložljivih listih in poročilih. To je lahko prava rešitev, ko ste zunaj brez računalnika in dobite improvizirano nalogo za konfiguracijo podatkov, ki jo morate opraviti takoj.
Vendar mobilna aplikacija Smartsheet uporabnikom ne omogoča ustvarjanja novih poročil. Kot je priporočeno na njihovem spletnem mestu, je najbolje, da uporabite aplikacijo s predhodno nastavljenimi poročili ali listi. Za nastavitev poročila ali avtomatizacije gradnje, uporabo formul in drugih upravnih sprememb uporabite namizno različico. Če ste skrbnik ali lastnik lista, lahko spremenite stolpce v telefonu.
Kako ustvariti poročilo v aplikaciji Smartsheet za Android?
Dostop do poročil Smartsheet na vaši napravi Android je lahko presenetljivo priročen, še posebej, če je vaš računalnik nedosegljiv. Žal aplikacija Smartsheet za Android še vedno ne podpira ustvarjanja novih poročil.
Z napravo Android lahko kadar koli dostopate do vseh poročil v svojem delovnem prostoru. Stolpce lahko tudi uredite, če ste lastnik ali skrbnik poročila. Ustvarjanje novih poročil, listov ali delo s kakršnimi koli upravnimi spremembami je najbolje narediti v namizni različici Smartsheet.
Kako ustvariti zbirno poročilo v Smartsheetu?
Ustvarjanje poročila s povzetkom omogoča ekipam, da na enem mestu zbirajo posebna polja s povzetkom iz različnih listov. Tako lahko vsi opazijo pomembne informacije in podatke v pogledu na ravni portfelja. Nato lahko podatke preprosto združite v skupine, povzamete informacije z uporabo funkcij in še veliko več.
Preden ustvarite zbirno poročilo v Smartsheetu, morate vedeti:
- Polja s povzetkom na vseh listih, ki jih nameravate vključiti, morajo biti dosledno poimenovana. Aplikacija bo izključila informacije za določen povzetek, če obstajajo tudi najmanjše razlike v presledkih ali črkovanju.
- Uporabite iste vrste polj za vse povzetke, ki zbirajo iste podatke. Želite, da imajo vsi stolpci obliko valute, na primer, če zbirate podatke o denarju. Tako se boste izognili podvojenim stolpcem poročila. Če bi bila nekatera polja samo številke, druga pa valute, bi na koncu imeli dva stolpca – enega za vsako vrsto polja.
Takole ustvarite zbirno poročilo v Smartsheetu:
- Zaženite aplikacijo Smartsheet v namiznem brskalniku.
- Pojdite na menijsko vrstico v zgornjem desnem kotu. To je meni s tremi vodoravnimi črtami.
- Izberite »Središče rešitev«, ki je prikazano kot znak plus.
- Kliknite na gumb "Poročaj".
- Videli boste poziv, v katerem boste morali poimenovati poročilo in izbrati vrsto poročila.
- Izberite možnost »Povzetek lista«.
- Pritisnite »V redu«.
- (Neobvezno, lahko to storite pozneje) V razdelku »Izvorne liste« izberite izvorne liste, katerih polja s povzetkom lista želite vključiti.
- (Neobvezno, lahko to storite pozneje) Pod »Polja za prikaz« določite stolpce za prikaz. To so polja za povzetek, ki jih želite dodati.
Poročilo s povzetkom lista lahko dodate neposredno na nadzorno ploščo s pripomočkom za poročilo. Podatke poročila lahko tudi vizualizirate v grafikone ali grafe in svojim kolegom olajšate dostop do informacij.
Če želite ustvariti portfeljski pogled vseh vključenih podatkov, morate določiti, katere informacije želite potegniti v zbirno poročilo. To lahko storite tako, da se pomikate po nastavitvah orodne vrstice:
- Izvorni listi: določite, kateri list in povzetek lista želite vključiti v poročilo.
- Stolpci za prikaz: izberite polje s povzetkom, ki ga želite vključiti v poročilo.
- Merila filtra: nastavite parametre za informacije, prikazane v poročilu.
- Skupina: Organizirajte vrstice tako, da podobne podatke združite v logične klasifikacije.
- Povzetek: Izvlecite informacije o osrednjem poročilu.
- Razvrsti: izberite, kako razvrstiti povzetke podatkov poročila.
Če želite uporabiti vse te spremembe, kliknite »Shrani« v zgornjem desnem kotu okna aplikacije. Nato si boste lahko ogledali vse informacije, ki izpolnjujejo zgoraj izbrana merila.
Kako ustvariti poročilo o stanju v Smartsheetu?
Poročila o stanju pomagajo povzemati celoten napredek projekta, njihov glavni cilj pa je obveščati vse o tekočih spremembah in možnih tveganjih ali ovirah. Na srečo ima Smartsheet veliko brezplačnih predlog, ki jih lahko uporabite za ustvarjanje podrobnega poročila o stanju. Najdete jih na tej strani.
Ustvarite lahko tudi svoje poročilo o stanju in si za navdih ogledate samo predloge. Tukaj je nekaj osnovnih razdelkov, ki jih morate vključiti v poročilo o stanju:
- Ime Projekta. Tu napišete ime projekta. Ime mora biti dovolj jasno za vse zainteresirane strani, ki si lahko ogledajo poročilo o stanju.
- Vodja projekta. Ime osebe, ki je odgovorna za projekt.
- Projektno obdobje. Časovno obdobje, ki ga projekt pokriva.
- Datum zaključka. Tukaj morate napisati rok za projekt. Če ni natančnega roka, lahko napišete predvideni.
- Proračun. Kakšno je stanje proračuna vašega projekta? Tukaj vnesete, ali je na cilju ali ne.
- Urnik. Tu zapišete stanje načrta vašega projekta. So kakšne ovire ali je zaenkrat vse v redu?
- Kakovost. Tukaj lahko vnesete, ali je projekt uspešen ali se nagiba k tveganju.
- Obseg. Zapišite obseg projekta in ali je bil začetni prevelik ali majhen.
- Tveganja. Opišite vsa tveganja, s katerimi se je soočil vaš projekt. Kakšen je zdaj njihov status?
- Cestne zapore. Omenite vse druge ovire, ki bi lahko motile vaš projekt.
Ti razdelki bodo več kot dovolj za ustvarjanje jasnega poročila, ki spremlja vse faze uspeha projekta.
Ustvarjanje poročila v Smartsheetu
Ustvarjanje poročil za spremljanje napredka projekta je bistvenega pomena za zagotavljanje podrobnega, kompaktnega in časovno varčnega poteka dela. Z združevanjem podatkov iz več listov v en pogled portfelja lahko preprosto delite ključne informacije z zainteresiranimi stranmi. S Smartsheetom lahko storite prav to. Upajmo, da lahko po branju našega vodnika sami ustvarite poročila v Smartsheetu.
Katera vrsta poročila se vam zdi še posebej uporabna za vodenje projektov? Delite svoje misli in izkušnje v spodnjem razdelku za komentarje.