Slika 1 od 9
Ko gre za odstranjevanje vsakodnevnih dokumentov, je le redkokdo potrebno preseči Wordov zavihek Domov. Toda skrito v vmesniku je množica dodatnih orodij, ki čakajo, da jih odkrijemo. Te funkcije v resnici niso »skrivne«, vendar jih mnogi uporabniki nikoli ne najdejo – in lahko vam prihranijo precej časa in truda.
Spodaj opisujemo naših najboljših 20 funkcij, ki jih je mogoče preprosto spregledati v Wordu. Mnogi od njih so v Wordu že desetletje ali več in jih je mogoče najti v menijih Word XP in Word 2003, vendar se bomo osredotočili na vmesnik s trakom iz Worda 2007 in novejših, ki je bil navsezadnje izumljen za pomoč uporabniki najdejo bolj ezoterične funkcije programske opreme.
1. Izberite Podobno oblikovanje
V idealnem svetu bi imel vsak element v vašem dokumentu dodeljen slog. Toda če ste se zanašali na lokalno oblikovanje, je še vedno enostavno narediti globalne spremembe. Razdelek za urejanje na skrajni desni strani zavihka Domov vključuje priročno možnost »Izberi vse besedilo s podobnim oblikovanjem«. To vam omogoča, da preprosto označite vse svoje ad hoc naslove, napise in tako naprej naenkrat in prilagodite njihov videz z enim zamahom – ali uporabite slog za lažje upravljanje v prihodnosti.
2. Plošča odložišča
Plošča odložišča ponuja priročen način za shranjevanje več kot enega elementa v odložišče hkrati. Kliknite majhno pojavno ikono v razdelku Odložišče na zavihku Domov, da jo odprete. Zapomni se do 24 nedavnih operacij rezanja in kopiranja in lahko kliknete katero koli od njih, da jo prilepite na točko vstavljanja. Spustni meni Možnosti na dnu vam omogoča nadzor, kdaj se prikaže plošča odložišča; ena možnost je, da se prikaže, ko dvakrat pritisnete Ctrl+C.
3. Prevedi
Wordov pregled | Funkcija prevajanja pošlje besedilo vašega dokumenta na spletno stran Microsoft Translator in prikaže prevod v oknu brskalnika. V Wordu 2010 in 2013 lahko aktivirate tudi Pregled | Prevedi | Mini prevajalec, ki prikaže namig orodij, ko premaknete miškin kazalec nad izbrani odstavek besedila; premaknite kazalec nanj, da vidite pojavni prevod v izbranem jeziku. Izbirate lahko med desetinami jezikov: brskajte po njih tako, da v spustnem meniju Prevajalnik izberete Izberi jezik prevoda.
4. Kerning
Profesionalna programska oprema za namizno založništvo podpira kerning – selektivno prilagajanje razmika med znaki, da je besedilo bolj estetsko prijetno. Word tega privzeto ne naredi, lahko pa ga vklopite tako, da kliknete pojavno ikono v razdelku Pisava na zavihku Domov in označite polje z oznako »Kerning za pisave«; vnesite najmanjšo velikost točke v polje na desni. Če uporabljate kerning za drobne pisave, se lahko zdi, da črke tečejo skupaj, kar zmanjša berljivost.
Za lažji dostop uporabite bližnjico na tipkovnici CTRL+D ali CMD+D na Macu. Ta bližnjica vas bo pripeljala neposredno do zaslona Pisave, ne glede na to, katero različico uporabljate. Tisti, ki uporabljajo Word 2007 ali starejšo različico, bodo morali preveriti možnost razmika med znaki. Če uporabljate novejšo različico, izberite zavihek »Napredno« na vrhu pojavnega okna, kot je prikazano zgoraj.
5. Vstavite grafikon
Če želite v dokument vključiti Excelov grafikon, vam Worda ni treba zapustiti. Izbira Vstavi | Diagram v Wordu odpre miniaturni Excelov pogled, v katerem lahko urejate ali uvozite svoje podatke. Ko končate, preprosto zaprite okno Excela - predstavljeno bo v obliki grafikona v Wordu. Na vrhu okna Word vam zavihki Orodja za grafikone omogočajo popoln nadzor nad zasnovo in videzom vašega grafikona, zato vam Excela ni treba ročno zagnati.
6. SmartArt
SmartArt vam pomaga ponazoriti procese in odnose s skoraj 200 vnaprej oblikovanimi postavitvami za piramidne organizacije, cikle, hierarhije, matrike in drugo. Če ga želite uporabiti v Wordu, preprosto kliknite Vstavi | SmartArt in izberite predlogo. Nato vnesite svoje oznake v plavajočo ploščo, ki se prikaže, in povlecite ročice, da spremenite velikost SmartArt. Če želite, da lebdi nad vašim dokumentom, lahko to preprosto dosežete tako, da ustvarite polje z besedilom (prek Insert | Text Box) in vanj vstavite vaš SmartArt.
7. Vstavite posnetek zaslona
Če pišete vadnico – ali preprosto želite preprost način, da v svoj dokument vključite sliko iz drugega programa – lahko zajamete območje namizja Windows tako, da izberete Vstavi | Posnetek zaslona; spustni meni vam omogoča neposreden uvoz katerega koli odprtega okna kot slike. Izberete lahko tudi možnost izrezovanja zaslona, da z miško povlečete pravokotnik in zajamete prilagojeno območje zaslona.
8. Vstavite hitre dele
Podjetja morajo pogosto ustvariti pisma in dokumente, ki vsebujejo standardne elemente ali odstavke, kot je naslov. Pomaga vam lahko Wordova funkcija samodejnega besedila. Izberite odstavek besedila, nato izberite Vstavi | Hitri deli | Samobesedilo | Shrani izbor v galerijo samobesedil. Zdaj lahko to besedilo znova vstavite v kateri koli dokument, tako da ga izberete v polju Vstavi | Hitri deli | Meni za samodejno besedilo. Hitre dele lahko nastavite tudi za elemente, kot sta ime vašega podjetja in e-poštni naslov, v Organizatorju gradbenih blokov pa lahko nastavite tudi predloge in predmete za hiter dostop.
Upoštevajte, da ta možnost uporabnikom Mac v času pisanja ni na voljo.
9. Hifenacija
Če dovolite, da se čudna beseda razlije čez dve vrstici, lahko izboljšate videz vašega dokumenta. Lahko prepreči, da bi vaš desni rob postal preveč raztrgan, ali pa v popolnoma utemeljenem besedilu prepreči, da bi se med vsako besedo pojavili veliki »otoki« belega prostora. Word lahko po potrebi samodejno prestavlja besede, vendar je ta funkcija privzeto izklopljena: če jo želite omogočiti, pojdite na zavihek Postavitev strani in izberite Premik | Samodejno.
10. Številke vrstic
Če se sklicujete na kodeks, pravne dokumente ali celo poezijo, boste morda želeli oštevilčiti svoje vrstice za lažje sklicevanje. Wordovo orodje za oštevilčen seznam uporablja nastavitve zamika, ki morda niso to, kar želite: izberite Postavitev strani | Namesto tega bosta Številke vrstic in Word uporabila urejeno oštevilčenje na robu dokumenta. Oštevilčenje vrstic je privzeto uporabljeno za celoten dokument, vendar lahko nastavite, da preskoči izbrano besedilo, tako da izberete Številke vrstic | »Prekini za trenutni odstavek«.
11. Digitalni podpisi
Ni vedno očitno, ali je digitalni dokument pristen izvirnik. Če želite podpisati dokument z osebnim šifrirnim ključem, pojdite na zavihek Datoteka (ali kroglo v Wordu 2007), izberite Zaščiti dokument in izberite »Dodaj digitalni podpis«; pred dodajanjem podpisa boste pozvani, da shranite dokument. Podpis bo samodejno razveljavljen, če se dokument spremeni, zato je njegova prisotnost jamstvo za pristnost. Če želite povabiti nekoga drugega, da podpiše dokument, pojdite na zavihek Vstavi in v razdelku Besedilo izberite vrstico za podpis.
12. Vodni žig
Ko pošiljate osnutek dokumenta ali delite nekaj zasebnega s sodelavcem, je koristno, da lahko stran označite z vodnim žigom, tako da lahko na prvi pogled vidite, za katero vrsto dokumenta gre. Spustni meni Vodni žig pod zavihkom Postavitev strani vam omogoča, da v dveh klikih dodate velik siv vodni žig z napisom »OSNUT«, »ZAUPNO« ali »NUJNO«. Izberite Vodni žig po meri, da postavite svoje besedilo ali sliko.
Uporabniki Mac-a bodo morali za dostop do možnosti vodnega žiga uporabiti zavihek »Vstavi« na vrhu računalniškega zaslona.
13. Citati
Za akademska dela vam lahko Word pomaga tudi pri upravljanju citatov. Na zavihku Reference boste našli gumb za upravljanje virov; tukaj lahko vnesete podrobnosti o vsakem delu, na katerega se sklicujete, nato pa vstavite sklicevanje nanje s klikom na spustni meni Vstavi citat. Izberete lahko obliko citiranja med 14 priznanimi slogi, vključno s standardi APA in MLA, na koncu pa lahko z enim klikom ustvarite bibliografijo.
14. Makri
Officeov skriptni vmesnik je milo rečeno izpopolnjen, a če želite avtomatizirati preprosto, ponavljajočo se nalogo, vam ni treba vnašati vrstice kode. Na zavihku Pogled kliknite spustni meni Makri in izberite Snemaj makro. V pogovornem oknu, ki se odpre, izberite gumb ali bližnjico na tipkovnici (ne pozabite klikniti Dodeli, da potrdite svojo izbiro); nato izvedite nalogo, ki jo želite avtomatizirati. Ko končate, se vrnite na spustni meni in izberite Ustavi snemanje. Če kadar koli pritisnete izbrani gumb ali kombinacijo tipk, se bodo operacije, ki ste jih posneli, ponovili.
15. Orisni pogled
Če uporabljate Word za velik projekt, kot je študentska disertacija ali roman, je lahko koristno, če dokument razdelite na razdelke in pododdelke. Pojdi na Pogled | Outline za dostop do hierarhičnega prikaza, ki vam omogoča označevanje naslovov in strnitev besedila pod njimi; to vam daje jasen pregled nad vašim dokumentom, ki ga je mogoče brez težav reorganizirati s premikanjem razdelkov. V en glavni projekt lahko zberete tudi več dokumentov: kliknite Pokaži dokument v razdelku Glavni dokument na zavihku Oris, da uvozite ali ustvarite poddokumente.
16. Barva strani
Če želite, da vaš dokument izstopa, lahko uporabite postavitev strani | Spustni meni Barva strani za uporabo pranja ozadja; izberite Fill Effects in lahko dodate vzorce in teksture. Polnila in vzorci se samodejno uporabijo na vseh straneh vašega dokumenta. Čeprav jih lahko vidite na zaslonu, niso natisnjeni, zato ne bodo motili berljivosti vaših tiskanih izvodov.
Nekateri uporabniki bodo morda našli izbiro barv strani pod zavihkom »Oblikovanje«, odvisno od različice Microsoft Worda in sistema, ki ga uporabljate.
17. Vstavite kazalo
Tretja uporabna funkcija za daljša dela je možnost samodejnega ustvarjanja indeksa. Če želite uporabiti to funkcijo, morate najprej označiti svoje reference v besedilu, tako da izberete ustrezno besedo ali besedno zvezo in nato kliknete Reference | Vstavi kazalo. Ko označite vse svoje naslove, kliknite Vstavi kazalo, da ustvarite kazalo. Ta bo vseboval sklice na primerke, ki ste jih označili, in samoposodabljajoče povezave do številk strani, na katerih so prikazane.
18. Združite in primerjajte dokumente
Word lahko samodejno primerja ali združi dva dokumenta: orodje boste našli v razdelku Pregled | Primerjaj. Če želite delo opraviti sami, kliknite Pogled | Ogled drug ob drugem; to bo vaše dokumente samodejno postavilo drug poleg drugega pri enakih faktorjih povečave, tako da lahko zlahka pogledate naprej in nazaj med njimi. Če kliknete gumb Sinhrono drsenje, se bodo celo pomikali navzgor in navzdol v zaklepanem koraku, ko premaknete kazalec ali povlečete drsni trak.
19. Inšpektor za dokumente
Tiskovni uradniki in javni uslužbenci so se v preteklosti znašli v vročih vodah zaradi distribucije dokumentov z občutljivimi informacijami, vgrajenimi v njihove metapodatke, ali pa jih je mogoče obnoviti z Wordovo možnostjo sledenja spremembam. Ne naredite iste napake: v razdelku Informacije pod zavihkom Datoteka (ali krogla v Officeu 2007) boste v spustnem meniju »Pripravi na skupno rabo« našli izbor možnosti, ki vam omogočajo preverjanje skritih informacij (in potrdite združljivost z drugimi izdajami Worda).
20. Prilagodite trak
Tračni vmesnik je bil zasnovan tako, da je bolj stabilen kot zelo prilagodljiv vmesnik Office 2003. Če pa izberete Datoteka | Možnosti | Prilagodite trak, lahko mu dodate nove funkcije in odstranite tiste, ki jih ne želite videti. Dodate lahko funkcije, ki običajno sploh niso izpostavljene – na voljo je koristen izbor »Ukazi niso na traku« – in celo ustvarite svoje zavihke. Če je to preveč zapleteno, lahko prilagodite orodno vrstico za hitri dostop, ki se prikaže na vrhu zaslona, tako da uporabite majhno spustno puščico na njenem desnem koncu.
